MONETER – Sekarang, bisnis di era digital tak melulu
harus mengandalkan dokumen kertas, tapi juga bisa melalui dokumen elektronik.
Mulai dari hal sederhana seperti mengirim bukti pembayaran ke email, hingga
menandatangani dokumen penting dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
Berikut 7 keuntungan dan manfaat dokumen elektronik untuk
meningkatkan bisnis :
1.Memudahkan
Kolaborasi
Bagi bisnis, kolaborasi antar tim atau antar individu
merupakan hal yang sangat penting. Melalui kolaborasi yang baik, berbagai
pekerjaan bisa Anda selesaikan dengan tepat waktu, bahkan lebih cepat.
Sehingga, Anda tak ketinggalan dari kompetitor atau kehilangan pelanggan.
Nah, dengan dokumen elektronik, Anda bisa melakukan
kolaborasi dengan lebih mudah karena bisa dilakukan dari manapun. Anda tak
perlu berkumpul di satu tempat, tapi bisa dilakukan saat naik transportasi
umum, di toilet, dan sebagainya.
2.Ramah
di Kantong
Bayangkan berapa uang yang Anda hemat karena tak perlu
mencetak dokumen? Mulai dari menghemat pembelian kertas, tinta, printer, lemari
penyimpanan, membayar listrik, dan lain sebagainya.
Dokumen elektronik berbentuk digital, sehingga Anda hanya
memerlukan perangkat yang mendukung dan koneksi internet saja. Dua hal yang
sepertinya sudah menjadi kewajiban bagi setiap bisnis di zaman sekarang. Jadi,
Anda tak perlu mengeluarkan biaya ekstra lagi.
3.Menghemat
Waktu
Bila Anda hendak mengirimkan dokumen elektronik, Anda
tinggal mengirimkannya melalui email, tanpa perlu mencetaknya. Proses ini
berlangsung hanya beberapa menit saja dan pihak lain yang berada di ujung dunia
pun bisa menerimanya.
Dengan dokumen fisik, waktu yang dibutuhkan untuk
mengirim dokumen sangat lama. Anda harus mencetaknya, packing agar aman, hingga
mengirim menggunakan ekspedisi yang memakan waktu berhari-hari.
4.Produktivitas
Naik
Nah, karena kolaborasi yang lebih mudah dan waktu yang
Anda hemat, maka efeknya produktivitas akan meningkat. Tak ada lagi
menghabiskan waktu karena menunggu atau hal-hal lain yang tidak efisien. Semua
bisa dilakukan dengan beberapa klik atau dalam hitungan menit saja.
Hal tersebut bisa membuat Anda selangkah lebih maju dari
kompetitor. Apalagi, bila mereka masih stuck menggunakan dokumen fisik dalam
operasional sehari-harinya.
5.Dokumen
Lebih Aman
Dokumen elektronik lebih aman dari dokumen fisik. Sebab,
Anda bisa menyimpannya dengan aman di penyimpanan cloud yang biasanya
menyediakan beberapa fitur, seperti password, riwayat akses, dan sebagainya.
Tak hanya itu, tapi Anda juga bisa membubuhkan Tanda
Tangan Elektronik Tersertifikasi dan e-Meterai peruri ke dalamnya. Dengan
begitu, validitas para pihak di dokumen tersebut akan terjamin dan dilindungi.
6.Kemudahan
Backup
Ada banyak opsi untuk melakukan backup dokumen elektronik
Anda. Mulai dari backup ke penyimpanan cloud, ke flashdisk, hardisk, dan
sebagainya. Backup ini bisa Anda lakukan dengan sangat cepat dan bisa Anda
lakukan sembari melakukan hal lainnya.
Hal tersebut tentu saja jauh lebih mudah dan cepat
dibandingkan backup dokumen fisik. Di mana Anda harus melakukan fotokopi
dokumen fisik satu per satu secara manual dan harus diawasi agar tak ada
kesalahan.
7.Ramah
Lingkungan
Dengan menggunakan dokumen elektronik, otomatis Anda tak
perlu mencetak kertas selayaknya dokumen fisik. Artinya, Anda juga ikut
berkontribusi positif untuk kelestarian lingkungan dengan mengurangi penggunaan
kertas.
