Persediaan sering dianggap sebagai aset yang aman. Padahal, persediaan sebenarnya kas yang sedang berhenti di rak. Akibatnya, meskipun laporan laba rugi sebuah bisnis menunjukkan keuntungan, perusahaan bisa saja kesulitan membayar kewajiban jangka pendeknya. Hal ini menjadi tantangan tersendiri dalam pengelolaan keuangan dan operasi bisnis.
Banyak usaha kecil dan menengah menghadapi masalah perencanaan yang kurang matang serta kelebihan stok. Oleh karena itu, manajemen inventory terbaik seharusnya diukur dari seberapa sehat arus kas yang terjaga, bukan hanya dari kelengkapan barang di rak.
Prinsip pengelolaan persediaan yang menjaga arus kas ini dapat diterapkan secara bertahap tanpa harus langsung mengubah seluruh operasional bisnis. Di sinilah pilihan sistem pendukung menjadi penting, salah satunya melalui platform seperti Mekari Desty sebagai alternatif penyedia solusi omnichannel ecommerce harga terjangkau. Berikut ini tujuh prinsip pengelolaan persediaan sebagai kerangka kerja dalam menjaga arus kas tetap sehat.
1. Persediaan Diperlakukan sebagai Kas yang Sedang Parkir
Setiap rupiah yang diinvestasikan ke dalam stok adalah uang yang tidak bisa digunakan untuk membayar sewa, gaji, atau biaya iklan. Oleh sebab itu, setiap keputusan untuk menambah stok harus disertai dengan pertanyaan yang jelas, yaitu kapan dana tersebut bisa kembali ke kas bisnis.
Untuk mengukurnya, gunakan ukuran lama rata-rata barang tersimpan sebelum terjual, yang biasa dikenal sebagai hari persediaan. Perhitungannya adalah 365 dibagi perputaran persediaan dalam satu tahun.
2. Klasifikasi Barang dengan Analisis ABC
Tidak semua SKU (stock keeping unit) harus mendapat perhatian yang sama karena kontribusi nilainya terhadap penjualan atau nilai persediaan berbeda-beda. Metode analisis ABC mengelompokkan barang berdasarkan kontribusinya tersebut. Jadi, tim dapat memberikan perhatian lebih pada kelompok A yang bernilai tinggi dan memeriksa barang tersebut lebih sering. Sebaliknya, kelompok C dapat diperiksa dengan siklus yang lebih longgar, sehingga menghemat waktu tanpa mengorbankan kontrol atas stok.
3. Titik Pemesanan Ulang Ditentukan dari Data
Titik pemesanan ulang atau reorder point harus ditentukan berdasarkan data. Cara yang umum dipakai adalah dengan mengalikan rata-rata penjualan harian dengan lead time dari supplier. Lead time mencakup waktu dari pemesanan barang dikirim sampai barang siap dijual, termasuk proses pemeriksaan.
Angka ini harus ditinjau kembali apabila pola penjualan berubah, misalnya saat periode promosi besar atau musim tertentu. Hal ini karena rata-rata penjualan harian biasa tidak lagi mewakili kebutuhan aktual.
4. Safety Stock Disesuaikan Tingkat Ketidakpastian
Safety stock adalah penyangga untuk menghadapi ketidakpastian dan tidak berperan sebagai cadangan untuk seluruh barang. Contohnya pada saat fluktuasi permintaan dan ketidakpastian lead time supplier. Namun, safety stock yang terlalu besar justru akan membuat barang menganggur. Oleh sebab itu, besaran safety stock perlu disesuaikan antara jenis barang cepat laku dan lambat laku agar stok tetap efisien.
5. Perputaran Barang Diukur Rutin
Perputaran persediaan dihitung dengan membagi harga pokok penjualan dengan rata-rata persediaan pada periode yang sama. Angka ini menunjukkan berapa kali modal barang berputar dalam satu periode tertentu. Pengukuran sebaiknya dilakukan per kategori barang, bukan hanya berdasarkan angka gabungan seluruh toko. Pasalnya, angka gabungan bisa menutupi fakta bahwa beberapa kategori barang bergerak lambat sementara yang lain sangat cepat.
6. Barang Lambat Laku Dievaluasi Berkala
Barang yang tidak berputar tetap menimbulkan biaya, mulai dari ruang penyimpanan hingga risiko penurunan nilai karena kedaluwarsa atau perubahan tren. Semakin lama barang tertahan, semakin sulit menjualnya dengan harga normal. Oleh karena itu, jalur pelepasan barang lambat laku harus disiapkan lebih awal. Contohnya bisa dengan melakukan paket bundling, promosi terjadwal, atau menyalurkan barang ke kanal penjualan yang berbeda untuk mempercepat perputaran stok.
7. Siklus Kas dan Termin Supplier Dikelola Bersamaan
Tekanan arus kas biasanya terjadi jika barang terjual lebih lambat dibandingkan jadwal pembayaran ke supplier. Selisih antara hari persediaan dan termin pembayaran menentukan seberapa besar kebutuhan dana talangan yang harus disiapkan. Negosiasi termin pembayaran menjadi alat penting dalam mengelola arus kas, sejajar dengan pengaturan jumlah dan frekuensi pemesanan. Strategi pemesanan dengan ukuran lebih kecil tetapi lebih sering dapat menurunkan dana yang tertahan, namun harus diimbangi dengan beban administrasi yang mungkin meningkat.
Ketujuh prinsip ini mengarah pada satu tujuan berupa menjaga modal berputar lebih cepat daripada kewajiban yang jatuh tempo. Maka dari itu, menerapkan prinsip-prinsip tersebut dapat dilakukan secara bertahap, dimulai dari pengelompokan barang dan pengukuran perputaran. Namun, catatan penting adalah data yang rapi menjadi syarat awal agar semua prinsip dapat dijalankan secara konsisten dan efektif.
Prinsip pengelolaan baru ini hanya dapat dijalankan dengan baik apabila data stok dan penjualan tersedia pada satu tempat terpusat. Mekari Desty adalah platform omnichannel marketplace untuk membantu pebisnis online, admin e-commerce, dan tim operasional menyederhanakan dan mengelola operasional penjualan multi-channel dalam satu sistem terpusat secara lebih efisien sekaligus mempercepat pertumbuhan bisnis.
Sebagai bagian dari ekosistem software terpadu Mekari, Mekari Desty juga terintegrasi dengan berbagai solusi Mekari lainnya seperti Mekari Talenta, Mekari Flex, Mekari Jurnal, Mekari Expense, Mekari Qontak, Mekari Klikpajak, Mekari Sign, Mekari POS, Mekari Officeless, dan Mekari Airene untuk mendukung automasi operasional bisnis secara end-to-end. Selengkapnya mengenai manajemen inventory terbaik bisa Anda pelajari lewat platform ini.
