Perubahan pola kerja mendorong perusahaan mengubah cara dalam menentukan kebutuhan ruang kantor. Jika sebelumnya kebutuhan kantor banyak ditentukan berdasarkan jumlah karyawan dan luas area kerja, kini perusahaan mulai mempertimbangkan tingkat okupansi, fleksibilitas ruang, kebutuhan kolaborasi, serta efisiensi biaya.
Perubahan tersebut menjadi semakin relevan di pasar perkantoran Jakarta. Sejumlah penyewa melakukan relokasi, menyesuaikan luas ruang, hingga meningkatkan kualitas kantor untuk menyesuaikan tempat kerja dengan pola kerja yang berkembang.
Kondisi ini membuat keputusan mengenai properti korporasi tidak lagi sebatas menentukan berapa meter persegi ruang yang dibutuhkan. Perusahaan juga perlu memastikan ruang tersebut benar-benar dimanfaatkan secara efektif dan mampu mengakomodasi perubahan kebutuhan organisasi.
Head of Project Management Rahmat Daresa Alam mengatakan pendekatan berbasis data dapat membantu perusahaan menentukan strategi tempat kerja secara lebih tepat.
“Workplace Strategy berbasis data dapat membantu organisasi menjawab berbagai prioritas tersebut dengan menggabungkan wawasan mengenai kebutuhan karyawan, data okupansi, dan kebutuhan bisnis,” ujar Rahmat.
Menurut dia, pendekatan tersebut dapat diterapkan oleh perusahaan yang tengah menghadapi sejumlah keputusan strategis, seperti relokasi, perpanjangan sewa, konsolidasi kantor, renovasi maupun rencana pertumbuhan tenaga kerja.
Studi Workplace Strategy dilakukan dengan mengevaluasi tujuan bisnis, karakteristik tenaga kerja, pola kerja, serta tingkat pemanfaatan ruang secara aktual. Data tersebut kemudian menjadi dasar penyusunan rekomendasi strategis, panduan desain, kebutuhan ruang hingga kerangka pelaksanaan.
Data okupansi menjadi salah satu komponen penting karena dapat menunjukkan bagaimana ruang kantor benar-benar digunakan. Informasi tersebut dapat membantu perusahaan menghindari penyediaan ruang yang terlalu besar maupun area yang memiliki tingkat pemanfaatan rendah.
Di sisi lain, kebutuhan karyawan juga dapat menjadi dasar dalam merancang ruang yang lebih fleksibel. Area kolaborasi, ruang tenang, dan ruang acara tidak harus selalu dibuat sebagai ruang khusus. Perusahaan dapat mengembangkan area multifungsi yang dapat digunakan untuk berbagai aktivitas sesuai kebutuhan.
Pendekatan tersebut memungkinkan perusahaan mengoptimalkan aset kantor sekaligus mengantisipasi perubahan pola kerja. Ruang yang fleksibel juga dapat memberikan ruang bagi organisasi untuk beradaptasi ketika terjadi pertumbuhan tenaga kerja maupun perubahan struktur dan cara kerja.
Dalam konteks pengelolaan properti korporasi, pertanyaan perusahaan pun mulai bergeser dari sekadar “berapa luas kantor yang dibutuhkan” menjadi apakah ruang tersebut telah dimanfaatkan secara efektif, mampu mengikuti perubahan pola kerja, dan mendukung target organisasi yang dapat diukur.
Strategi tempat kerja berbasis data pada akhirnya menempatkan kebutuhan karyawan dan kepentingan bisnis dalam satu kerangka. Efisiensi ruang tidak hanya berkaitan dengan penghematan biaya properti, tetapi juga bagaimana kantor dapat mendukung aktivitas karyawan dan operasional perusahaan secara lebih optimal.
Implementasi strategi tersebut juga membutuhkan kesiapan organisasi. Desain ruang perlu diikuti Change Management dan keterlibatan karyawan agar perubahan pola kerja dapat diterapkan secara efektif. Dengan pendekatan tersebut, keputusan terkait kantor dapat menjadi bagian dari strategi bisnis, bukan sekadar keputusan mengenai aset dan ruang fisik.
